Artikel från AGI - nr. 476 - november 2011.
Text: Mattias Kristiansson. Foto: Lars Gustafsson.
All effektivisering i industribranscher är positiv. Det är inte ett särskilt kontroversiellt faktum. Många tryckerier och grafiska producenter har satsat hårt på att effektivisera och automatisera i produktionsledet. Bra så. Men det finns ett led som blir allt viktigare med krympande, och därför fler, upplagor – orderflödet. Just administrationskostnaderna är ett ofrånkomligt faktum, oavsett hur mycket eller lite du producerar åt en kund.
Holmbergs i Malmö är en välmående grafisk producent med en bredd från original och formgivning, till offset, storformat och digitaltryck. Alltid lösningsorienterade och tidigt ute med webb-till-tryck. Så det var en inte alltför stor förvåning när den amerikanske kunden kom med ett tvingande krav för att skriva avtal värt ruskigt mycket pengar – att bygga ett fullfjädrat CMS-system där ordrarna både går rätt in i affärssystemet och ut i produktionen utan handpåläggning. Detta var för två år sedan, nu har man varit uppe och snurrat sedan förra sommaren. Och tänket bakom lösningen, med standardiserade rutiner, har skapat stor ordning och gett upphov till nya projekt och tankegångar för de engagerade projektledarna Malin Jacobsson och Fredrik Borg.
Så fick de jobbet
För runt två år sen sökte en av företagets kollegor inom IPN, International Printers Network, ett samarbete med en tryckare i Europa. De hade en kund; en stor internationell maskinleverantör, som hade ett globalt behov av trycksaker lokalt. Kollegan, Midland Information Resources, hade redan utvecklat en systemlösning i form av ett Content Management System, med möjlighet att skicka order via XML-filer, men det behövde en printpartner i Europa.
– Systemlösningen fanns egentligen redan, även om vi fick arbeta vidare, säger Fredrik Borg, chef för projektledarna på Holmbergs.
Logistiskt var det dock en smärre mardröm. De europeiska enheterna var nämligen tvungna att beställa trycksaker från ett amerikanskt tryckeri som skeppade produkterna över Atlanten. Tidsödande och oekonomiskt.
Koll på teknik och flöde
Eftersom lösningen för orderflödet redan var på plats på papperet var det först och främst andra utmaningar som var mest pockande.
– Till att börja med var vi tvungna att få in flödet i vårt affärssystem som hanterar alla ordrar, säger Malin Jacobsson. Här fick vi hjälp av Systeam och deras managementkonsult Janko Lind.
En stor del av systematiseringen och ordrarna har Holmbergs gjort själv. Men all kodning inne i Printvis har man fått hjälp med av Systeam.
– Samtidigt har vi strävat efter att få en så hög standardisering som möjligt för att vi i framtiden ska kunna sätta upp nya kunder själva, säger Malin Jacobsson.
Men förutsättningarna för det nya orderflödet ligger alltså i det grafiska affärsverktyget Printvis. Det är byggt som en modul till Microsoft Dynamics NAV.
– Det är inte så värst komplext verktyg, men du måste veta klart och tydligt hur du vill att ditt flöde ska se ut, säger Fredrik Borg. Det ger inga vinster om du börjar kundanpassa för varje kund, utan du måste sätta standarden och hålla dig till den.
– Samtidigt kan vi inte tvinga på vår standard på alla våra kunder, säger Malin Jacobsson. Därför har vi har lagt en programvara utanför vårt system där kundernas tryckfil kan struktureras om till den datastruktur som vårt affärssystem kräver.
– Ytterligare en sak vi var tvungna att göra, var att skriva egna program för att hantera förflyttning av filer och nedladdning av filer via ftp-sajt.
Så funkar det
Automatiseringen av orderflödet bygger först och främst på starka standardiseringsprinciper som innebär att alla trycksaker är fördefinierade i en databas. Steg två är att alla data om jobbet är strukturerat på ett visst sätt så som datat läses av affärssystemet. Själva flödet är XML-baserat och ordrarna levereras i form av en tryckfil och en XML-fil som läggs på en av Holmbergs ftp-servrar. XML-filen innehåller all relevant tryckinformation, medan tryckfilen är själva originalet och det som ska produceras. När filerna hämtas av Holmbergs genereras automatiskt en arbetsorder i Printvis. Dessutom flyttas tryckfilerna sömlöst till en jobbkö som ser till att de hamnar i rätt maskin.
– Man kan säga att ordrarna går automatiskt rakt in i vårt system, säger Malin Jacobsson. Och med den här lösningen har vi tagit bort offertering, försäljning och orderskrivning. Det löser vi nu med kontrakt med kund på standardprodukter.
När upplagan är färdigproducerad får den ett trackingnummer som även ligger registrerat i Printvis. Informationen återkopplas automatiskt till kundens system som alltså då både har information om när jobbet landar hos Holmbergs och när de färdiga produkterna lämnar produktionen.
Som ringar på vattnet
En av de största fördelarna utöver att man med det nya orderflödet fick till ett värdefullt avtal, är att man nu fått fler uppdrag. Ett av dessa avtal är med Publit. Det är en leverantör som verkar i förlagsbranschen. Det är inte ett förlag, utan snarare en mellanhand mellan förlag och slutkund.
– Affärsidén bygger på att böcker tar slut på lager och att förlaget då väljer att trycka nya böcker ondemand, säger Fredrik Borg. Då anlitar man Publit som lägger ut boken på försäljningsplatser som Adlibris och Bokus. När slutkunden beställer via webbutiken går beställningen via Publit till Holmbergs.
Det går bra för Publit och Holmbergs. Bara under september månad producerade man över 6000 böcker. Det kan delvis förklaras av bokmässan, men bara delvis. För att underlätta produktionen av böcker inom ramen för samarbetet med Publit har man investerat i Océ Prisma Production Book Pro. Det är en programvara som batchar tryckfilerna till rätt jobbkö och ser till att samma typ av böcker körs på samma papper och i rätt maskin med mera.
Packat och klart
Idag går cirka 15 procent av omsättningen via det nya orderflödet. Och allt fler kunder har idag den tekniska möjligheten att leverera sina ordrar via XML. Nästa steg är att förpacka och sälja mot fler kunder.
– Vi ser detta som en ny tjänst och affärsmöjlighet, säger Fredrik Borg. Det första caset fick vi arbeta hårt för, det andra var enklare. Nu kan vi det. Därför ska vi nu gå ut aktivt och bearbeta kunderna.
– Än en gång, det här är inget för alla kunder, säger Fredrik Borg. Trenden i den grafiska branschen är sådan att du måste kunna tillgodose globala krav på att serva din kund i rätt tid och på rätt plats. Men samtidigt ser vi att de som har trycksakerna som sin primära affärsidé, som byråer, är mindre intresserade av automatiserade flöden.
– Det är i huvudsak stora industribaserade företag som inte har trycksaker som huvudprodukt som vill ha automatisering, säger Malin Jacobsson. Dessa företag har ofta kommit mycket långt i sina optimeringsprocesser och vill applicera samma tänk på de trycksaker de behöver.
Ladda hem artikeln som pdf.